安否確認の救世主、「ビジネスチャット 」


持続可能な企業経営をする上で、BCPはもっとも重要なことの一つだ。
経営陣やマネジメント層の方はBCPに対する知識はすでにお持ちだと思うが、企業を継続する上で大切なことなので今一度確認しておいても損はない。
BCPはBusiness Continuity Planの略であり、「事業継続計画」を指す。日本国内での視点で捉えた場合、自然災害を主軸としつつ、そのほかの感染症や安全保障上の問題などが発生した際に、企業経営を支える重要な事業を停止させない、または停止したとしても可能な限り短い時間で復旧させるための体制、手順を示した計画を策定し、緊急時対応を可能にすることだ。

「BCP」の要は 安否確認にあり

BCPを考えたとき、まず対応を考えるべき自然災害は、やはり地震だろう。
内閣府の発表によると、関東から九州の広いエリアでM8〜9の強い揺れと津波が発生するとされる「南海トラフ地震」、日本の様々な企業や政府の中枢機能が集中する東京での「首都直下地震」は、今後30年以内に発生する確率が70%と極めて高い数字で予想されている。
一方、先の「熊本地震」の例をとるならば、30年以内の発生確率が1%未満でも発生しており、事業経営の舵取りを任される経営陣やマネジメント層として、BCPを意識しないわけにはいかないだろう。
今一度、考えて欲しい。地震などの大規模災害の発生により生産設備やシステムが損壊し、さらに従業員の安否が不明な状態で、はたして事業を継続することができるだろうか。
答えは100%、「NO」だ。
一方、同じ状況に置かれたとしても事前にBCPを策定しておいた場合は、損壊規模が少ない、または免れた設備があれば、自社にとって優先度の高い業務を継続し、必要最低限のサービス継続を行うことが可能となる。
もちろん、その際には「ヒト」の安否確認が最優先といえる。というのも安否確認により、従業員の安全確認ができるだけでなく、緊急稼働できる従業員の把握を行うことができ、サービス復旧の計画だけでなく、自社にとって優先度の高い業務を継続し、サービス提供を続けることが可能となるからだ。
事業を行う上でもっとも重要な3つの経営資源は、「ヒト・モノ・カネ」であることはいうまでもない。だがBCPが実行フェーズに移される緊急時においては、殊更「ヒト」がもっとも重要な起点となることは間違いない事実であろう。

安否確認の流れ・内容を考える

BCPの検討フェーズは業務からシステムまで、非常に多岐にわたる項目で構成されているため、詳細は内閣府発表の「事業継続ガイドライン」を参考にしていただきたい。
本コラムでは、ガイドラインの中の重要項目に位置する「従業員の安否確認」にフォーカスを当てていきたいと思う。

BCP発動時における安否確認では、全従業員の安否を確認することは当たり前のこととして、発動時の目的のひとつに「事業復旧を担える従業員」、「緊急稼動し、事業の仮復旧を担える従業員」の確保がある。
そのためにも、安否確認のルールを決定する際に最低でも以下2つの項目は検討しておきたい。

安否確認情報の集積ルート

従業員の安否確認では「情報を如何に迅速に、かつ集約して集めるか」ということが重要課題になる。
ある程度の規模のある企業では、チームや部署などユニット単位で安否を確認し、その情報を吸い上げる役割を持つ特定部署など、多段での体制構築がふさわしい。多段での確認フローは、BCPの初動時の従業員の確認の速度を速めるだけでなく、事業復旧可能な人材の全体把握をよりスムーズにおこなうことを可能にするだろう。
一方、まだ成長段階にある企業では情報集約を一度に、一箇所へ集約させた方が迅速な情報把握につながる場合もある。
いずれにせよ、自社の状況に合わせた集約経路や方法を事前に決めておくことが大切になる。その際には、情報集約を指揮できるリーダー、万が一のためのサブリーダの選出も併せて検討したい。

確認項目の決定

緊急時の確認すべき内容もあらかじめ決めておく必要がある。確認すべき内容が明確になっていない場合、せっかく情報の集約ルートが確立され、情報が集まっていたとしても、内容や質に偏りがでてしまい、事業復旧や再建に遅れが生じてしまう可能性につながる。
必要最低限の情報となる「従業員本人と家族の安否」、「被災状況」、「自宅生活継続の有無」、「避難先」のほか、副次項目として「復旧指揮や緊急支援の可否」など内容について事前に確認し、従業員と認識のすり合わせをするようにしたい。

最強ツール!?ビジネスチャットは企業の安否確認でも救世主

安否確認時の流れや内容が確定したら、次のフェーズとして「どのような手段で行うか?」を決める段階がある。
結論をから言うと、長年企業のコミュニケーション支援をしている経験から、企業の安否確認の最適解は「ビジネスチャット」といえる。
理由としては「緊急時にも、安全に利用できる」、「日頃から使い慣れている」、「どこにいても利用可能」の3点に集約される。

ビジネスチャットこそ、企業が検討すべき安否確認手段

東日本大震災の際、スマートフォンを含む電話網はほとんど繋がらない状況が続いたことを考えると、電話を安否確認の手段にすることは難しい。
一方、個人利用としてLineやtwitter、facebookなどのSNSを利用して連絡する手段は非常に有効であった。
それでは、一般向けサービスを「そのまま企業の安否確認に利用できるのか」ということを考えると、なかなか決断には至らないだろう。その理由として、先の災害経験により緊急時のSNS有用性の認知度は高まっており、次に万が一の災害が発生した際は、前回以上に各サービスへの負荷集中が想定され、前回と同じような有効性があるかは疑問が残ること、また企業がオープン化された海外のサービス上で、緊急情報の連絡を取り合うことはセキュリティの観点からリスクがあるためだ。企業にとってチャットを緊急時の安否確認として利用するには、やはり「情報ガバナンス」の要求事項に準拠したビジネス専用のチャットを利用する必要がある。

大切なことは、会社を構成する全社員が使えること

そもそも緊急時のみ利用する安否確認ツールでは、たとえ事前訓練をしていたとしても、万が一の緊急時において、うまく使いこなせない従業員もでてくるだろう。一方、ビジネスチャットを検討する際にも注意すべき点がある。まず年齢や部署にかかわらず、自社を構成する全従業員が容易に利用できる仕様であることだ。シンプルな設計のビジネスチャットであれば、誰でも日頃の業務利用として使いこなすことが可能であり、緊急時も日常時と同じように使うことができるためだ。

BCPはもちろん、日常業務の効率化としてのビジネスチャット

ビジネスチャット導入のメリットはそれだけに留まらない。日常業務の効率化として利用可能なツールのため、BCP予算として計上する必要がない点にも優位性がある。いずれにせよ、日常業務の効率化の延長線上にあることが、BCPでの安否確認には必要な要素といえる。
さらにポータビリティの観点からもビジネスチャットは頼もしい存在だ。個人スマホに対してセキュリティを保持しながら、業務利用可能な仕様(BYOD)にできたり、通信に暗号化もかけられるため、確認だけでなく、管理上でも頼れるものとなってくれるだろう。

BCP上の安否確認は、万が一の事態が発生してからでは間違いなく対処は不可能だ。さらには、企業経営全体への甚大な損失を及ぼすことになる。そのため平時である時にこそ、検討をすすめる必要があるものだが、ビジネスチャットはただの安否確認に止まらず、併せて業務効率化や多様な働き方の実現も進めることができるので、ある意味BCP上の安否確認にもベストな選択肢だといえる。