セキュリティ強化型 国産ビジネスチャット「InCircle TALK」


2019年現在、ビジネスチャットという言葉を耳にすることが多い。ビジネスチャットとは、業務で発生するやり取りや社内コミュニケーションのための企業向けチャットサービスのことで、従来の電話やメールの置き換えだけでなく、社内情報のすべての窓口にもなるといわれている存在だ。このビジネスチャットを利用することで、相手の状況に左右されてしまう電話や形式化された文章入力が必要なメールから解放され、業務時間のムダ取りや効率化を向上が期待できる。ビジネスチャットにはSlackやLINEWORKS、Chatwork、ChatLuckなど数多くのサービスがあるが、今回は「InCircle TALK(インサークルトーク)」というビジネスチャットを取り上げたい。このInCircle TALK、実はあまり知られていないがビジネス利用のためにつくられた国産のチャットサービスとなり、1,000社以上の様々な業種で導入されている。チャットとしての機能はもちろんのこと、企業が有する情報の漏洩を防ぐための仕組みが強化されている言わば「セキュリティ強化型ビジネスチャット」となっている。

InCircle TALK 2つの特長

InCircle TALKは、他社のビジネスチャットと比べると余計な機能が一切ないことが特長だ。スケジュールやタスク管理など複雑な機能がなく、チャット機能としてシンプルに利用できるため、直感的に利用できて馴染みやすい。導入後の研修やマニュアル作成が不要なため、総務部など管理部門での社内レクチャーの負荷を省くことができる他、ITリテラシーが高くない人でも使えるため部門や事業部を横断して全社的に活用することができる。
またビジネスチャットは海外のサービスが多い中にあって、純国産かつ高いセキュリティを有していることで行政機関や金融機関、マスコミからの信頼も厚く、企業や団体が持つ秘匿性の高い情報のやり取りに活用されている。

総務・管理、情報システム部門にもうれしいセキュリティ管理機能

InCircle TALKの管理画面では、利用ユーザー(アカウント)ポリシーの一括管理が可能となっている。スマートフォン端末の「端末認証」や、PC端末の「IPアドレス制限」、資料や各種データ、画像などのファイル送信の「許可/不許可」、パスコード設定などを含め、かなり多くのポリシー設定が可能。
日常的に発生しうるインシデントとしては、仕事終了後の飲み会や電車移動での社用携帯やPCの置き忘れリスクがあげられると思うが、InCircleTALKでは管理画面から該当ユーザーのアカウントを利用できないよう即時ロックできることも頼もしい。
そのため総務・管理部門や情報システム部門の担当者にとって大きな悩みのひとつであろう、社員によるうっかりも含めた情報漏洩課題も解決することが可能だ。

ユーザー権限分散によって社内の権限集中を防止

InCircle TALKは管理コンソール側の利用権限(管理)や利用ユーザー側の権限(アカウント)を分散することができる。一般的に提供されるサービスでは、「管理者」という権限が全て操作・管理できることがほとんどだが、InCircle TALKでは管理コンソール内での利用権限を分散させることが可能で、1人の担当者に権限を集中させることはない。また、利用ユーザー側にも「トークルームを作成できる/作成できない」といった権限があることにより、社内のそれぞれ業務での役割に応じた権限分けが可能になっている。

ユーザー権限一覧

・システム管理者
・ユーザ管理者
・グループユーザ管理者
・監査ユーザ
・グループ監査ユーザ
・APIユーザ
・標準ユーザ
・ゲストユーザ

このようにInCircle TALKというビジネスチャットは、高いセキュリティのもと情報漏洩を防ぎ、電話やメールに置き換わる新しいコミュニケーションとして、個々人の業務効率化や生産性の向上に貢献することができる。

InCircle TALKで働き方改革を推進する

先述のようにInCircle TALKは「ビジネスチャット機能+高セキュリティ」を有しているわけだが、これをベースとした上で、企業が抱える様々な「働き方改革」の推進ももちろん可能となっている。既に触れているが、電話やメールに置き換わることで、これまでの「電話がつながらない」、「メールによる形式化された文章入力」、「未読」などの煩わしさから解放される。つまり余分な業務時間を短縮でき、短縮した時間を他業務に充てた結果、残業を減らすことも可能になる。また、API(アプリケーションプログラミングインターフェース)を活用することで、それぞれの企業課題に合わせたInCircle TALKに変化させることができる他、チャットボット(チャット+ロボット)でスピードを上げることで、「様々な働き方改革」を推進できる。

API活用×InCircle TALK

APIを活用したInCircle TALKというのは、それぞれ会社システムの独自APIや各ツールのAPIを開発した上で、InCircle TALKの管理コンソールからAPI連携させ、InCircle TALKのチャット上に自社システムの情報を通信させるというものだ。API活用について技術的な説明では少しイメージが湧きづらいと思うので、利用企業の一例を交えて解説しようと思う。InCircle TALKを導入している物流企業では、管理している取り扱い商品の在庫状況を把握する自社システムとInCircle TALKをAPIで連携している。連携によって、InCircle TALKでの専用トークルーム内で「特定のキーワード」(※例えば「在庫」)を入力することで、InCircle TALKのチャット上で在庫状況を瞬時に把握できることを可能にしている。在庫管理という物流企業にとってのライフライン業務をInCircle TALKに集約したため、様々なシステムを行ったり来たりする必要がなくなり、業務の効率化や生産性向上につながっている。

チャットボット活用×InCircle TALK

InCircle TALKは、スタンダード機能としてチャットボットも実装可能だ。例えばBCP対策において、災害時に企業は社員の安否を確認しなければならない。InCircle TALKには「安否確認ボット」があり、災害発生時に安否確認ボットを起動させることで、全社員へ安否確認のメッセージを一斉配信し、送信対象者に「無事です」、「ケガしました」などの選択をさせることができるのだ。一早く社員のコンディションを把握する必要がある状況下においては、普段使い慣れたチャットで行なうことができるため、事業継続のための迅速な復旧行動が取れることが期待できる。

チャットボット一覧

・安否確認ボット
・LINE問い合わせボット
・アンケートボット
・QAボット
・メール受信ボット
・文書管理ボット
・その他、各グループウェアとの連携ボットも実装可能

InCircle TALKの導入実績

現在、InCircle TALKは、様々な業界で利用されている。業界を選ばずに利用されている理由としては、やはりシンプルなチャット機能がベースとなっている点だろう。「人によっては利用するが、人によっては利用しない」など余計な機能が備わっていないため、導入後のレクチャーがほぼ不要で、誰でも直感的に操作することができる。またAPIやチャットボットを活用することで、InCircle TALKを導入企業独自に柔軟にカスタマイズして、利用できる点も幅広い業界で利用されている理由の1つだ。

InCircle TALK導入実績はコチラ

InCircle TALKまとめ

社内コミュニケーションが電話やメールの企業は日本ではまだ主流であることが現状だが、世界でみるとアメリカやドイツなど生産性の高い国では、すでに50%を超える企業でビジネスチャットが活用されている。少子高齢が加速し、労働人口が今後ますます不足していく日本では、今後ビジネスチャットは多くの企業に採用されていくことだろう。企業全体として導入するところもあれば、部署単位でそれぞれに適したツール導入、連携するケースもあるだろう。しかし、ビジネスチャットという便利で扱いやすいツールである反面、当然セキュリティにも細心の注意を払って運用しなければ、情報漏洩のリスクがつきまとう。社員一人ひとりの行動を細かく管理すること自体が難しいため、より一層セキュリティ強化に努めなければならない。そのセキュリティを担っているのがInCircle TALKというビジネスチャットであり、一人ひとりの社員を目に見えない部分で支えることができる。シンプルチャット機能+高セキュリティのInCircle TALKはそのような企業の課題を解決することができる有力候補となるビジネスチャットツールだといえる。